云鼎兰台数字档案管理系统使用说明书
一，登陆界面
（1），默认账号：admin。默认密码itopsmart
（2）首页；包含公告，检索，借阅统计，档案门类数量统计，档案数字化占比以及代办统计6个区域。
公告
检索：档案检索快捷界面。
借阅统计；档案借阅记录。
档案门类数量统计：统计各门类录入的条目数量。
档案数字化占比：统计所有条目中已挂接pdf或图片的条目的占比。
待办统计：对已添加的待办事项的处理进度进行统计。
二，档案管理
（1）点击档案管理模块，点击选择门类，点击添加，为此门类添加案卷或卷内,选中卷内或按卷信息，点击修改，则修改此卷内或案卷信息。
（2）导入：将数据目录导入系统
（注意：首行的数据项名称必须与导入系统档案门类中的数据项名称一致，才
能导入到系统）
（3）导出：将系统数据目导出为表格
①导出选中数据：导出勾选了的数据。
②导出查询数据：导出查询完成后的结果数据。
③导出全部数据：导出当前档案门类中所有的目录数据。
(4)原文：
①批量挂接，点击原文可以挂接原文图像和pdf，注意：两者的储存路径要与他们的挂接格式相同，列如图像储存路径为全宗号>目录号>案卷号，则图像挂接格式则要设为全宗号加目录号加案卷号，如果图像储存路径为完全档号，则挂接格式为完全档号。
注意，选择储存位置时，要选择完全档号的上一级文件夹
（5）打印：需提前制作打印模板，设置好打印模板即可打印选中数据
（6）引用：为选中条目添加代办事项
（7）删除;删除选中数据
（8）全部删除：删除选中门类的全部数据
注意：删除的数据可在回收站里找到并恢复，需要删除的数据必须同时在回收站里删除此数据，才能添加相同档号的数据。
三，档案检索
（1）选择需要检索的门类，设定检索范围，输入想要检索的内容，点击全文检索
四，数据管理
（1），创建档案门类或组：打开数字档案管理系统，点击数据管理，再点击档案门类，进入档案门类配置界面。
（2）然后根据档案类型包含的案卷或一文一件档案的数量去决定添加组再在组下面建立档案门类，还是直接建立档案门类（每个组可以包含多个门类，门类下面不可包含组）。
若多个案卷或一文一件档案属于同一类型，则可以选择先添加此档案类型的组，再在组下面添加各个案卷档案或一文一件档案的档案门类。
①若选择直接建立门类则点击添加门类，在弹出界面的门类名称框中输入档案门类名称，档案结构层级下拉框，若档案为一文一件档案，就选择一层，若档案为案卷级档案，则选择两层（两层分别为案卷和卷内文件），所属组名称不填，点击确定创建门类完毕。
②若需要先添加组，则点击添加组，在弹出界面的门类名称中输入你所要添加的组的名称，点击确定，创建组完成。
当你需要在已创建完毕的组下面添加门类时，点击选择对应的组，点击添加门类，弹出添加门类的界面，我们可以看到所属组那一栏就是我们选择的组，门类名称框输入门类名称，选择档案结构层级，点击确定，就在在组的下面添加了新的门类。
（2）为档案门类配置数据项
当档案门类配置完成后，点击数据项，进入数据项配置界面，选择刚刚配置好的门类，点击添加，开始配置数据项，需要注意的是，案卷级档案的案卷和卷内文件都需要为其配置数据项。（这里我们以文书档案为例，进行数据项的配置演示）
①文书档案案卷级档案数据项配置
首先配置案卷的数据项：点击添加后弹出界面，数据项名称输入你所需要的数据项（例如全宗号，目录号，案卷号等），点击保存并添加新数据，开始下一个数据项的输入，如点击确定，则界面关闭。
配置完成后点击扩展，在弹出界面点击自动匹配进行拓展，若因数据项名称差异配匹配失败可手动选择，匹配完成后点击确定，案卷数据相配完成。
文书档案案卷数据项配置模板
配置卷内文件的数据项：点击添加，开始卷内文件数据项的配置，一些与案卷数据项完全一致的数据项（如全宗号，目录号，案卷号，案卷档号等），在添加时可以点击继承父级数据项栏后的下拉箭头，并选择对应的数据项。（注意，案卷档号必须选择父级继承）
卷内文件数据项配置完成后，点击选择卷内文件的案卷档号这一数据项，并点击关联对案卷档号进行父级关联，
点击扩展进行匹配，点击确定，完成数据项配置
卷内文件数据项模板
②一文一件级档案数据项配置
点击创建的一文一件级档案，点击添加进行数据项的配置，配置完成后点击扩展进行匹配，完成数据项的配置。
一文一件级档案数据项配置模板
（3）档号格式
点击档号格式，选择需要配置档号格式的档案门类，点击添加进行档号格式配置，案卷级档案的案卷配置案卷档号，案卷号是否自增选择是，卷内文件配置卷内档号，顺序号或件号是否自增选择是。一文一件级档案只需配置档号，件号的是否自增选择是。记得配置完成后一定要点击保存配置。（档号的格式以实物为准，且档号组成必须为已添加的数据项）
案卷
卷内文件
一文一件级档案
（4）图像/PDF挂接格式
点击选择图像/pdf挂接格式，点击添加挂接格式的组成数据项（注意；这里的数据项需与原文或图片的储存路径的文件夹层级一致）点击保存配置进行保存。
网络版可以点击建立挂接索引，在弹出界面内复制粘贴原文或pdf的储存路径，在挂接原文或pdf是可以切换服务器挂接模式进行挂接，挂接非本机服务器上的原文或pdf时，在建立牵引框内输入服务器IP+:+8899+@+服务器原文或图像的储存路径。
（5）档案统计
对各门类进行数据统计
（6）档案原文储存路径
此功能可以设置从服务器下载原文时，原文的储存路径。点击添加，名称，输入编码，输入原文储存位置，点击确定保存。
（7）档案整理汇总
点击档案整理汇总，点击选择门类，选择之前建好的原文储存路径，点击开始，开始下载原文。
五，业务管理
与档案业务相关的模块
六，用户管理
（1）账号管理：添加或删除账号，修改账号密码
（2）权限管理
为账号配置权限：点击添加权限模板，为该模板添加权限并进行保存，点击选择账号，为该账号选择权限模板点击保存。
七，系统管理
（1）备份设置：备份单机版档案管理系统的数据
（2）数据库设置：选择档案管理系统所要访问的服务器
（3）关于系统
产品介绍